La Vida de una Orden — cómo viaja el trabajo por el OS

🧭 Cómo moverse en el OS

Todo corre en el navegador en csr.microflexfilm.com y se entra con su cuenta de Google @microflexfilm.com. Su inicio de sesión es su firma — los registros llevan su nombre automáticamente, así que nunca trabaje con la cuenta de otra persona.

Las tres puertas

1. La puerta principal — /home.html — mosaicos grandes, uno por estación (escritorio CSR, tickets, blueprints, POs a proveedores, recibo, SQF, listas de empaque…). Cuando no sepa dónde vive algo, empiece aquí.
2. El botón ⌘ — esquina inferior izquierda de todas las páginas — abre "Go anywhere in the OS" (ir a cualquier parte del OS). Ninguna página es un callejón sin salida.
3. Dentro de la aplicación — haga clic en el logo MFX (arriba a la izquierda) en cualquier momento para llegar al lanzador: una barra donde puede escribir lo que necesita ("quote for Acme", "open Weston profile") más tarjetas grandes por flujo de trabajo. La barra superior siempre está ahí: Quotes · Packing Slips · Requests · Customers · Calendar · Comms · Library.

Dos hábitos que mantienen honestos los registros

① Vigile la señal de sincronización (arriba a la derecha en la aplicación): ● Live significa que su trabajo está guardado en la nube para todos; ● Local significa que NO — no cierre la pestaña hasta que diga Live. ② Presione ? en cualquier parte de la aplicación para ver los atajos, y use 🎓 How this page works / la pestaña OS Guide cuando un área sea nueva para usted.

1 Llega una solicitud — regístrela antes de trabajarla

Cada petición — muestra, cotización, dieline, arte/prueba, resurtido, resurtido con cambio, precio, proyecto nuevo, pregunta, queja — se vuelve una tarjeta en el tablero de solicitudes. Si el cliente lo dijo, se registra; la memoria no es un sistema.

1. Aplicación → Requests → ＋ New request (o escríbalo en la barra: "new request — sample for Weston").
2. Elija el tipo, el cliente, escriba lo que realmente pidieron, asigne un responsable y una fecha límite. Una solicitud sin dueño es una solicitud perdida.
3. Trabájela en el tablero (los estatus corren hasta cerrarse). Las fichas de atención — vencida, sin asignar, sin fecha — son el barrido de cada mañana.
4. Registre cada contacto en el Comm Log (llamada, correo, visita) para que todo el equipo vea la historia. "＋ Log now" está en las tarjetas de Home.

2 Cotizaciones — póngale precio, envíela, consiga la firma

1. ＋ New quote abre el asistente. Elija primero el cliente — contacto, teléfono, términos y dirección de envío se llenan solos desde el perfil, y las direcciones guardadas aparecen en una lista.
2. Elija el tipo de producto (bolsas/pouches, etiquetas/rollstock…) y llene la especificación: medida, colores/copias, material, laminado, zipper, recubrimiento, suaje. El motor calcula 4 niveles de cantidad con márgenes en vivo.
3. Save to Library — eso emite el número MF y la pone en el tablero compartido. Su hoja de trabajo también se guarda sola como borrador personal: un refresh nunca se come el trabajo.
4. Vea el documento con membrete (vista interna vs vista cliente), luego 🖨 Print / Save PDF — una hoja carta real en el sistema de documentos de la empresa.
5. Publish to the portal para mandar la liga de firma — el cliente revisa y firma en línea, y la firma cae sola sobre la cotización.
6. Mantenga el estatus honesto: In Progress → Sent → Won / Lost (con motivo de pérdida). "Needs Attention" es el tablero pidiéndole que mire.

Los compañeros pueden dejar notas de estimación en una cotización con menciones @nombre — úselas en lugar de mensajes por fuera, para que las dudas de precio queden en el registro.

3 Llega el PO del cliente — verifíquelo, no lo vuelva a teclear

Los POs llegan por el portal del cliente (archivo o formulario web) o los captura el personal. Cada uno cae en el PO inbox de la vista Orders, esperando ser cotejado contra su cotización.

1. Abra el PO desde el inbox — la pantalla de cotejo muestra el PO junto a la cotización.
2. Trabaje el cotejo de cinco puntos, marcando cada punto solo después de haberlo revisado de verdad: ① Precio coincide con el precio unitario/extendido cotizado para esa cantidad · ② Cantidad es igual a un nivel aceptado · ③ Especificación (medida, material, colores, acabados) coincide con la cotización · ④ Dirección de envío y fecha son correctas y alcanzables dentro del tiempo de entrega cotizado · ⑤ Términos y flete coinciden con lo cotizado.
3. ¿Algo no cuadra? ⚠ Exception — escriba qué no coincide; se regresa al cliente en lugar de irse a producción.
4. Los cinco verificados → Accept. El OS crea la Orden de Venta por sí solo — sin volver a teclear.

4 La Orden de Venta — el compromiso, firmado

Aceptar el PO acuña la SO con su cotización, su PO, su nivel de cantidad y una primera línea de ticket ya adjuntos. El área de trabajo de la orden tiene cuatro pestañas — 📃 Quote · 📎 PO · 📋 Sales Order · 💬 Comms — para que toda la historia viva en un solo lugar.

1. Abra la pestaña Sales Order — el documento SO con membrete, código de barras, líneas de la orden, depósito y términos.
2. 🖊 Send for client signature — copia una liga de firma; el cliente firma en línea y la firma cae sola sobre la orden.
3. Cuando llegue el depósito, 💰 Approve — deposit received.
4. Use los dos carriles de la pestaña Comms: 📝 Internal note se queda en la historia de la orden; 🌐 Send to client publica al instante en la página del portal del cliente.

5 La luz verde — las compuertas del Pasaporte del Trabajo

Una orden no puede tocar una prensa hasta que todas las compuertas (gates) estén en verde. El pasaporte muestra exactamente qué falta — en palabras claras, con el responsable implícito:

Todo en verde → 🟢 Release to Production. ¿No está en verde? La tarjeta lista qué está esperando, para que "¿por qué no está corriendo esto?" siempre tenga respuesta.

6 El Ticket de Trabajo — FO-60-60, se arma, no se reteclea

1. Escriba cualquier número que tenga — cotización, SO o PO del cliente — y el ticket se arma solo con lo que el OS ya sabe (cliente, especificación, cantidades, fecha de entrega, el historial de cotizaciones M para trabajos repetidos).
2. Complete los huecos en ámbar — ámbar significa que falta, no que es opcional. Confirmar requiere como mínimo: artículos con cantidades, la empresa y una fecha de entrega.
3. Confirm emite el número de ticket desde el contador del servidor — una sola serie, sin duplicados; el libro físico queda retirado.
4. Print — el frente FO-60-60 con membrete y el reverso de Planeación de Producción, con código de barras TKT code-128 escaneable. El reverso es el libro de materiales: base / laminación / placas / suaje con fecha, especificación, PO#, lote, ubicación, cantidad.
5. Sus POs a proveedores aparecen como fichas que abren la bitácora del PO — y la página del PO enlaza de regreso.

7 Blueprints — la receta controlada

El blueprint es la receta del producto — dimensiones, estructura, tintas, suaje, ruta, especificaciones de calidad, arte aprobado — no su historia. Se mueve Draft → revisión con compuertas → Approved; una línea de ticket bloquea la revisión exacta con la que se hizo, y la corrida se ejecuta contra esa foto bloqueada.

1. Producto nuevo: cree el blueprint, llene las secciones, pase las cuatro compuertas, apruebe.
2. Orden repetida: parta de Items & specs del cliente — ⟳ Reorder trae la última cotización y el blueprint aprobado; el radar de resurtidos marca los artículos que ya pasaron su ritmo habitual.
3. ¿Piden un cambio? Revise el blueprint con una nueva revisión — nunca edite alrededor de una revisión bloqueada. La revisión anterior se queda en el registro.

8 POs a proveedores — compre el material en un clic

1. Jale primero el ticket — la página fija las tarjetas de especificación del estimado legado y del catálogo (los tiempos de entrega y precios de casa que el estimador conocía) y liga el trabajo.
2. Un clic: siguiente número del contador del servidor, proveedor y precios llenados solos, el PDF FO-80-80.15 con membrete que hace juego con el diseño de la cotización.
3. Usted mismo envía el PDF al proveedor por correo — nada se envía solo. Anote el número de ticket en el PO para que la liga sobreviva.
4. Película, insumos y placas tienen cada uno su familia de plantillas; los POs de película llevan adentro el catálogo de precios de casa.

9 Recibo — cuéntelo al entrar, cierre el círculo

1. Escanee o escriba el número de PO.
2. Cuente lo que llegó de verdad — faltante/sobrante se marca solo; no "arregle" un conteo para que cuadre con el papel.
3. El recibo cae sobre el PO en el momento en que lo registra — lo leen el cotejo de compras (PO ↔ recibo ↔ factura) y la compuerta Material: Received de la orden.

10 Corridas y QC — hágalo, pruébelo, libérelo

1. ▶ Start the run en la línea bloqueada del ticket — la lista de chequeos de QC sale de la propia receta bloqueada.
2. Marque los chequeos conforme los va haciendo de verdad. Un chequeo reprobado detiene la corrida en una retención de calidad real — no es una nota: bloquea.
3. Calidad investiga y libera la retención; solo entonces puede cerrarse la corrida.
4. Cierre con conteos de bueno y merma — el historial de corridas del artículo (fecha · SO · PO · cantidad · material) se construye solo a partir de esto.

11 Chequeos diarios SQF — el registro de inocuidad del piso

1. El día se abre solo a las 05:30 — los chequeos requeridos de hoy aparecen por estación. Escanee el QR de la estación o abra Today.
2. Trabaje cada chequeo pass/fail (pasa/no pasa); N/A necesita un motivo. Responda lo que realmente observó.
3. Firme en pantalla con su dedo. Un verificador independiente firma también — la misma persona no puede hacer ambas cosas.
4. Una falla crítica levanta una retención y puede bloquear una prensa hasta que se resuelva — ese es el sistema haciendo su trabajo: no le dé la vuelta.
5. QA: las aprobaciones, el registro y la impresión por día viven en la página SQF; lo impreso es el Daily SQF Log.

12 La lista de empaque — el papel que el camión espera

1. Desde la orden de venta (el camino normal): elija la SO — cliente, dirección de envío, atención, PO del cliente, cantidades, referencias de cotización y ticket llegan ya llenos.
2. Complete los datos del embarque: lote por línea (práctica del taller: el número del PO al proveedor), pedido/embarcado/B-O (lo pendiente se calcula solo), transportista · servicio · rastreo/PRO, cajas, tarimas, peso bruto.
3. Opciones por lista: Show prices (apagado por defecto — la lista de empaque no es una factura) y Blind ship (quita la marca Microflex para embarques de brokers).
4. 📄 Save & view → 🖨 Print — una hoja carta en el sistema de documentos de la empresa con código de barras PS escaneable y líneas de firma Packed / Checked / Received. Fírmela físicamente en el andén.
5. Las listas manuales (＋ New packing slip) funcionan igual desde una forma en blanco — elija el cliente y el perfil llena lo demás.

Cada lista es un registro permanente: los borradores pueden descartarse, pero una lista Final solo puede anularse con un motivo — se queda en el registro marcada VOID. El perfil del cliente lista cada una bajo 🚚 Packing slips.

13 Factura y pago — lo que el OS registra hoy

Verdad directa: el OS todavía no genera facturas a clientes. Las facturas se emiten del lado contable; preguntas de pago y remesas van a payments@microflexfilm.com (está impreso en cada Orden de Venta). Lo que el OS sí guarda son las cinco pistas de estatus independientes de cada orden de venta — Commercial · Production · Fulfillment · Invoice · Payment — porque "hecho", "embarcado", "facturado" y "pagado" son cuatro hechos distintos.

Cómo registrar los hechos del dinero (v134): abra el área de trabajo de la orden — la sección 💵 Money del riel lateral registra Invoiced (escriba el número de factura que emitió contabilidad) y Paid con un clic cada uno; quién y cuándo caen en la historia de la orden, y quitar una marca pide un motivo. Luego, el primero de cada mes, finanzas abre 💵 Money reconcile en la página Orders: cruza el mes completo — embarcado (de las listas de empaque Finales) contra facturado contra pagado — con totales y dos banderas. 🔴 Rojo = embarcado pero nunca facturado: persiga esos primero, ese es el dinero que se fuga. 🟠 Ámbar = facturado hace más de 30 días y sin pagar. Imprímalo, trabaje las banderas, listo.

14 El perfil del cliente — revíselo antes de levantar el teléfono

Una tarjeta por cliente guarda: 👥 contactos clave (a quién llamar) · 📥 trabajo — solicitudes y cotizaciones · 📦 artículos y especificaciones (la biblioteca de producto terminado con radar de resurtidos) · 🛠 herramentales (suajes y placas y de quién son) · 🎨 arte y aprobaciones (la escalera que leen las compuertas) · 📈 servicio y calidad (tasa de éxito, quejas, NCRs) · 🗂 facturación y términos + direcciones de envío guardadas · 📞 interacciones · 🚚 listas de empaque · 🕓 la línea de tiempo de actividad.

El mantenimiento es tarea de todos, de pasada: registre la llamada, agregue el contacto que acaba de conocer, mantenga al día las direcciones de envío (los brokers embarcan a co-empacadores — nunca asuma la dirección de facturación), y mueva la escalera de arte cuando una prueba salga o regrese.

⭐ Las diez reglas de oro

1. Si no está en el OS, no pasó. Llamadas, peticiones, promesas — regístrelas donde el equipo las vea.
2. Diga el número. MF / SO / TKT / PO / PS en cada correo, nota y pregunta — el número es como los registros se encuentran.
3. Nunca reteclee lo que el OS ya sabe. Acepte el PO, jale el ticket, jale la lista — retecleando es donde se crían los errores.
4. Ámbar significa que falta, no que es opcional. Llene el hueco o nombre al responsable que lo hará.
5. Compuertas en verde o no corre; liberado o no se embarca. Sin excepciones de palabra.
6. Responda lo que realmente observó. Un chequeo firmado que no hizo es un registro falso con su nombre.
7. Su inicio de sesión es su firma. Nunca trabaje con la cuenta de otra persona.
8. Vigile la señal de sincronización. ● Live antes de retirarse.
9. Los registros se corrigen, nunca se borran. Anule con motivo, revise el blueprint, registre la excepción — el rastro es el punto.
10. Cuando se pierda, haga clic en el logo — o pregúntele a la barra. Cada área se explica sola; "How this page works" está a un clic.